Introductie

Projecten mislukken maar al te vaak. Sommigen halen de koppen, maar de meeste worden zo snel mogelijk vergeten. Projecten mislukken door verschillende oorzaken, gebruikelijke oorzaken zijn:

• Gebrek aan coördinatie van mensen, middelen en activiteiten
• Gebrek aan communicatie met belanghebbenden
• Slechte schattingen van doorlooptijd en kosten
• Resultaten zijn niet meetbaar
• Onvoldoende planning van activiteiten, tijd en middelen
• Te weinig controle over de voortgang
• Gebrek aan kwaliteitscontrole

Zonder een project management methode zullen diegenen die opdracht geven tot een project andere ideeën hebben over hoe het project moet worden georganiseerd en wanneer de verschillende aspecten van het project zijn afgerond dan zij die het project managen en eraan werken. Betrokkenen weten niet hoeveel verantwoordelijkheid, autoriteit en welke plichten ze hebben, waardoor een project wordt omgeven door onduidelijkheid. Zonder een project management methode worden projecten slechts zelden op tijd en tegen acceptabele kosten afgerond. Dit geld met name voor projecten met een langere doorlooptijd.

Een effectieve projectmanagementmethode zorgt ervoor dat een project via beheerste, goed georganiseerde en zichtbare activiteiten leidt tot de gewenste resultaten. PRINCE2 gebruikt de grondbeginselen van goed projectmanagement om de genoemde problemen te vermijden en draagt op die manier bij tot succesvolle projecten. Deze grondbeginselen zijn:

• Een project is een eindig proces met duidelijk begin en eind
• Projecten moeten altijd worden beheerst om succesvol te zijn

Voor een goede betrokkenheid met het project moeten alle partijen weten waarom het project noodzakelijk is, wat het doel is van het project, hoe het resultaat wordt verwezenlijkt en wat hun verantwoordelijkheden daarbij zijn.

Wat is PRINCE2?

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) is een gestructureerde methode voor effectief projectmanagement en de de facto standaard binnen de Briste overheid. Internationaal wordt de methode overal toegepast en erkend binnen zowel de private als de overheidssector. PRINCE2 is een project management methode gebaseerd op een procesgerichte aanpak. De methode is geschikt voor alle type projecten en kan naar behoefte worden aangepast in schaalgrootte van de toepassing van de processen, technieken en componenten. De processen worden gedefinieerd aan de hand van de te behalen doelstelling. Deze doelstelling wordt aangegeven in het realiseren van producten en het uitvoeren van activiteiten.

Prince werd in 1989 door de CCTA (Central Computer and Telecomunication Agency) ontworpen. De methode is gebaseerd op PROMPT, een methode voor projectmanagement die in 1975 door Simpact Systems Ltd was ontwikkeld. PROMPT is in 1979 overgenomen door de CCTA en werd de standaard methode voor alle IT-projecten binnen de Britse overheid. Prince heeft de methode PROMPT in 1989 opgevolgd en is sindsdien de standaard voor project management binnen de Britse overheid. Het kan vrijelijk gebruikt worden, terwijl de kopierechten in eigendom blijven van de Britse overheid. Prince is een geregistreerde naam van CCTA.

Het PRINCE2 procesmodel

Volgens PRINCE2 wordt het projectmanagementproces onderverdeeld in 8 hoofdprocessen. Deze onderverdeling is gebaseerd op de fasen binnen een project en op de verschillende oriëntaties in context en verantwoordelijkheden. Ieder hoofdproces wordt verder onderverdeeld in subprocessen.

Dirigeren van een Project (DP)

Het proces Dirigeren van een Project (DP) loopt gedurende de totale duur van het project en beschrijft het proces binnen de project stuurgroep (Project Board). Het proces richt zich op het maximaliseren van de kans dat het project succesvol is en oplevert wat de klant en de gebruiker ervan verwachten. Dit proces is gebaseerd op het principe van Management by Exception; de stuurgroep managet het project op basis van rapportages en belangrijke beslispunten:

• Goedkeuring voor het initiëren van een project (het inrichten van het project op basis van de wensen en eisen van de klant opdat het project vanuit een solide basis kan starten met de uitvoering)
• Goedkeuring voor het uitvoeren van een fase in het project (committeren van resources en budget op basis van nauwkeurige plannen en op basis van het tot dan toe bereikte resultaat)
• Ad hoc advies geven (op basis van de voortgangsbewaking verzorgen van advies en richting en indien noodzakelijk beslissingen nemen in uitzonderlijke situaties)
• Afsluiting van het project formaliseren (vaststellen en acceptatie van de projectresultaten en de formele decharge van het project en de bijbehorende projectorganisatie(leden)

Dit proces bekandelt niet het dagelijks management van de project manager.

Opstarten van een project (OP)

Dit is het eerste proces in PRINCE2. Dit proces vindt plaats vóór de start van het project en duurt in principe kort. Dit proces heeft tot doel de voorwaarden en uitgangsbenodigdheden voor het initiëren van het project te waarborgen. Dit proces heeft als input een Project Mandaat, waarin op hoog abstractie niveau wordt aangegeven de redenen voor het uitvoeren van het project en welke resultaten worden verwacht.

Dit proces draait om de productie van de volgende elementen:

• Ontwerpen en aanstellen van het project management team
• Zeker stellen dat de benodigde informatie voor het project team aanwezig is
• Opstellen van het faseplan voor het initiëren van het project (het zgn. initiatiefaseplan)

Initiëren van een project (IP)

Het doel van dit proces is helderheid te verschaffen over wat met het project bereikt moet worden, waarom het project noodzakelijk is, hoe de resultaten zullen worden gerealiseerd en wat de verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen zijn, zodat een echt draagvlak voor het project verkregen kan worden. Belangrijke elementen hierin zijn:

• De zakelijke rechtvaardiging (Business Case) voor het project waarover alle beslissers in overeenstemming zijn.
• Het creëren van een solide en geaccepteerde baseline en beslisdocument waarop de beslissingen in het verdere verloop van het project gebaseerd worden.
• De stuurgroep moet eigenaar worden en blijven van het project, niet de project manager.

Managen van fase overgangen (MF)

Dit proces geeft de stuurgroep de informatie op basis waarvan deze de levensvatbaarheid van het verdere verloop van het project kan evalueren en bepalen. De doelstellingen van dit proces zijn om:

• De huidige fase af te sluiten, waarbij de stuurgroep wordt aangegeven dat deze fase de resultaten heeft geleverd zoals gedefinieerd en afgesproken.
• De stuurgroep de informatie te verschaffen om te beslissen of de levensvatbaarheid en effectiviteit van het project nog aanwezig is.
• Het verkrijgen van autorisatie voor het uitvoeren van een volgende fase door de stuurgroep alle relevante informatie (plannen, budgetbegrotingen, etc) te verschaffen, inclusief het maken van nieuwe afspraken over toleranties m.b.t. tijd, budget en resources
• Alle leerpunten en uitslagen van meetpunten vast te leggen welke in volgende fasen of andere projecten gebruikt kunnen worden.

Beheersen van een fase (BF)

Dit proces omvat het dagelijks management van de werkzaamheden binnen een fase. Het beschrijft de activiteiten welke de project manager dient uit te voeren opdat kan worden zeker gesteld dat de fase de afgesproken resultaten levert. Dit proces is gericht op de oplevering van de afgesproken producten binnen van te voren vastgestelde toleranties. Gedurende een fase zullen de volgende elementen steeds naar voren komen:

• Het autoriseren / vrijgeven van het werk dat moet worden uitgevoerd (door de teams)
• Verzamelen van informatie over de voortgang van de werkzaamheden
• Uitkijken voor veranderingen, problemen, mogelijkheden of andere zaken welke de oplevering van de afgesproken producten kunnen bedreigen of verder helpen
• Situaties bekijken, beoordelen en beslissingen nemen
• Rapporteren aan de stuurgroep over de voortgang van de fase
• Corrigerende maatregelen nemen waar nodig of de stuurgroep om advies vragen

Dit proces omvat bovenstaande elementen tezamen met configuratie management en wijzigingsbeheer.

Managen van Product oplevering (MP)

Dit proces maakt het de teammanager mogelijk om met de projectmanager overeenstemming te bereiken over het te verrichten werk door het team. Het doel van dit proces is om zeker te stellen dat de resultaten worden gecreëerd en opgeleverd volgens het plan dat is goedgekeurd door de stuurgroep. Hierbij zijn de volgende elementen van belang:

• Eenduidige overdracht van het werk aan een team, waarbij verantwoordelijkheden worden toegewezen aan het individu (vnl. de teammanager).
• Autorisatie van de project manager om met de uitvoering van het overgedragen werk te starten.
• Checks dat het uitgevoerde werk overeenkomt met de kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria welke zijn vastgelegd in de productbeschrijvingen en werkpakketten
• Nagaan dat de producten zijn geaccepteerd en geaccordeerd door de testers

Afsluiten van een project (AP)

Het doel van dit proces is de afsluiting van het project beheerst uit te voeren. Het proces beschrijft het werk dat de project manager dient uit te voeren of het nu gaat om een voortijdige afsluiting van een project of de geplande afsluiting. Het werk in dit proces is grotendeels gericht op het voorbereiden van informatie en input voor de stuurgroep opdat deze de afsluiting formeel kan confirmeren.

De belangrijkste activiteiten in dit proces zijn:

• Nagaan en vaststellen in hoeverre de doelstellingen en resultaten zijn behaald ten opzichte van de afspraken welke zijn vastgelegd in de PID (project initiatie document).
• Nagaan en vaststellen in hoeverre de eisen en wensen van de gebruikers zijn ingevuld zoals deze waren vastgelegd in de PID en productbeschrijvingen.
• Verkrijgen van formele goedkeuring over alle resultaten (of producten) van het project.
• Verzekeren dat de operationele activiteiten en onderhoud / beheer zijn ingeregeld opdat de resultaten van het project kunnen worden gebruikt door de opdrachtgevende organisatie.
• Verzekeren dat alle 'losse eindjes' worden afgehandeld.
• Vastleggen van alle leerpunten en meetresultaten van het project in een Leerpuntenrapport.
• Informeren van de opdrachtgevende organisatie en de organisaties (-onderdelen) dat de projectorganisatie binnen afzienbare tijd zal worden opgeheven en daarmee de gebruikte resources weer vrij komen voor andere activiteiten.

Opstellen van een Plan (PL)

Het proces Opstellen van een Plan wordt gedurende een project meerdere keren herhaald en aangehaald in andere processen, zoals:

• Het opstellen van een Initiatiefaseplan (OP6)
• Het opstellen van een Projectplan (IP2)
• Het opstellen van een Faseplan (MF1)
• Het opstellen van een Afwijkingsplan (MF6)

Het opstellen van een plan bestaat uit meer dan alleen het maken van een tijdschema; het beschrijft hoe, wanneer en door wie een specifiek doel of een specifieke groep doelen moeten worden bereikt en hoe gedefinieerde doelstellingen in resultaten, tijd, kosten en kwaliteit kunnen worden gerealiseerd.

PRINCE2 voorziet in een productgerichte basis van de planning van de activiteiten. Daarnaast geeft het een raamwerk voor het opstellen van plannen dat gebruikt kan worden in ieder type project. De stappen van het raamwerk zijn:

• Analyseren en definieren van de producten welke nodig zijn
• Vaststellen in welke volgorde de producten gerealiseerd moeten worden
• Maak een schatting per product van de werkelijke productietijd
• Maak een planning, gebaseerd op de werkelijke productietijd per product en de onderlinge productievolgorde. Hierin kan tevens ruimte worden gecreëerd voor speling en afstemming.

De belangrijkste elementen van PRINCE2

• De methode is gericht op een zakelijke rechtvaardiging vanuit de staande organisatie voor de kosten (tijd, budget, resources) van het project als de kosten voor het gebruik, onderhoud en beheer van de resultaten van het project
• De methode heeft een gedefinieerde organisatiestructuur voor het projectmanagement team
• De methode kent een op producten gebaseerde benadering van planning
• De methode legt de nadruk op de onderverdeling van het project in beheersbare en controleerbare management fasen
• De methode is flexibel en kan in elk soort omgeving gebruikt worden voor elk type project.

Voordelen van het gebruik van PRINCE2

PRINCE2 levert voordelen voor managers en bestuurders van projecten en voor organisaties door een beheerst gebruik van mensen en middelen en de mogelijkheid bedrijfs- en projectrisico's effectiever te beheersen. PRINCE2 is 'Best Practice'. De methode wordt algemeen erkend en zorgt voor een gezamenlijke taal voor alle deelnemers aan het project. PRINCE2 levert projecten met:

• Een gecontroleerde start, uitvoering en afsluiting
• Reguliere voortgangscontroles volgens plan, waarbij de focus is op de zakelijke rechtvaardiging en risico's en tevens flexibele beslismomenten
• Een gedefinieerde organisatiestructuur voor het delegeren, autoriseren de communicatie in het project
• Automatische bijsturing door het management bij afwijkingen op het plan.
• De betrokkenheid van het management en belanghebbenden op het juiste moment en over de juiste onderwerpen gedurende het project
• Goede communicatiekanalen tussen het project en de rest van de organisatie

Managers die PRINCE2 gebruiken zijn in staat...

• Uitgangspunten vast te stellen als voorwaarden voor de start van een project
• Gebruik te maken van een vastgestelde structuur voor delegatie, autorisatie en communicatie
• Het project te verdelen in beheersbare fasen
• Ervoor te zorgen dat toezegging van het management over beschikbaarheid van mensen en middelen onderdeel is van de autorisatie van de start van een volgende fase
• Regelmatige, maar korte management rapportages te leveren
• Vergaderingen met het management en de aandeelhouders tot belangrijke momenten in het project te beperken

Gebruikers in PRINCE2 projecten:

• Nemen deel aan de besluitvorming in het project
• Worden (indien gewenst) betrokken bij de dagelijkse voortgang
• Nemen deel aan kwaliteitscontroles tijdens het project
• Zorgen ervoor dat aan hun voorwaarden wordt voldaan

Het senior management in PRINCE2 projecten wordt volledig op de hoogte gehouden van de status van het project zonder tijdrovende vergaderingen te hoeven bijwonden. Dit is een grondbeginsel van Management by Exception.